E-Rechnung Pflicht — die Fristen 2025 bis 2028.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Geschäft. Übergangsfristen gelten bis 2027 — hier die Termine, die für Ihr Unternehmen zählen.
Was hat sich geändert?
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die verpflichtende elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2025 beschlossen. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn ist dabei nicht jede PDF-Datei per E-Mail, sondern ein Dokument im strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 — in der Praxis: ZUGFeRD oder XRechnung.
Die Fristen im Überblick
Empfangen müssen alle Unternehmen schon jetzt — beim Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen.
Seit 01.01.2025
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — unabhängig von Größe oder Umsatz. Das Versenden von Papier-/PDF-Rechnungen bleibt vorerst weiter möglich.
2025 – 2026
Rechnungssteller dürfen für in diesen Jahren ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden (mit Zustimmung des Empfängers).
2027
Wer im Vorjahr (2026) einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € hatte, muss ab 2027 E-Rechnungen versenden. Unternehmen darunter dürfen für 2027 noch Papier-/PDF-Rechnungen nutzen.
Ab 01.01.2028
Die Übergangsfristen enden. Ab diesem Datum müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als echte E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) ausgestellt werden — ohne Ausnahme.
Gilt das auch für Kleinunternehmer und Freelancer?
Ja — die Pflicht zum Empfang gilt seit 2025 unabhängig von Rechtsform, Größe oder Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Beim Versenden greifen die oben genannten Übergangsfristen bis 2027/2028 unabhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer sind — die 800.000-€-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz, nicht auf die Umsatzsteuerpflicht.
Betroffen sind ausschließlich inländische B2B-Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und ins Ausland sind von dieser Pflicht nicht erfasst — für B2G-Rechnungen (an Behörden) gilt bereits seit 2020 eine eigene, strengere XRechnung-Pflicht.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Muss ich als Kleinunternehmer auch E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer, unabhängig von der Kleinunternehmerregelung.
Reicht ein normales PDF per E-Mail nicht mehr aus?
Ab dem Ende der jeweiligen Übergangsfrist nicht mehr für inländische B2B-Umsätze. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten gilt rechtlich als "sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung nach EN 16931.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide erfüllen die EN-16931-Norm. XRechnung ist reines XML (Pflicht für Rechnungen an Behörden), ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, das auch ohne Spezialsoftware lesbar bleibt. Details auf unserer Vergleichsseite.
Was passiert, wenn ich zu spät umstelle?
Das Gesetz sieht für die Übergangsjahre keine gesonderten Bußgelder für Rechnungssteller vor, die die Fristen verpassen — die praktischen Risiken liegen eher bei Vorsteuerabzug und Akzeptanz beim Rechnungsempfänger. Frühzeitige Umstellung vermeidet beides.
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